Kop- en sluitteksten worden samengesteld op basis van tekstblokken. De tekstblokken dienen eerst in de stamgegevens ingevoerd zijn voordat deze bij het samenstellen van de kop- en sluitteksten gebruikt kunnen worden.

 

Open het menu Bestand --> Stamgegevens --> Teksten --> Onderhoud tekstblokken. Standaard wordt een leeg scherm geopend. Klik op [Alles] om alle reeds ingevoerde tekstblokken te tonen.

Klik op [Toevoegen]  om een nieuw tekstblok toe te voegen.

Een tekstblok bestaat uit de volgende gegevens:

Taalkode *)	Selecteer met de dropdownlijst een van de talen. De te gebruiken talen moeten wel als stamgegeven ingevoerd zijn. Lees voor het toevoegen van de talen de handleiding Talen.	*
Type	Met behulp van de dropdownlijst kan een van de beschikbare typen tekstblokken geselecteerd worden. De beschikbare typen tekstblokken zijn sterk afhankelijk van de gebruikte modulesamenstelling. Door een tekstblok aan een bepaald type te koppelen, kan het tekstblok alleen in de kop- en sluittekst van het geselecteerde type document gebruikt worden. Uitzondering hierop is het type 'Algemeen'. Dit type tekstblok kan bij alle kop- en sluitteksten gebruikt worden. Dit type tekstblok kan gebruikt worden voor tekstblokken die bijvoorbeeld bij een verkooporder en een verzendlijst toegepast moet kunnen worden. Een voorbeeld van een algemeen tekstblok is: "Met vriendelijke groeten,  Bedrijfsnaam".	**
Kodering	Voer hier een korte duidelijke omschrijving van het tekstblok in. Bij het samenstellen van de kop- en sluitteksten is alleen deze codering zichtbaar.
Email **)	Plaats hier een vinkje aks het tekstblok gebruikt moet worden voor e-mailberichten
Tekst ***)	Voer hier de tekst van het tekstblok in. De tekst kan alleen ingevoerd worden als 'platte' tekst, dus met hoofd- en kleine letters. Opmaak van de tekst (vet, schuin of onderstreept) is niet mogelijk. Begin en eindig een tekstblok met een lege regel (in te geven door een <<Enter>>). Hierdoor zal bij het combineren van tekstblokken ruimte tussen de verschillende tesktblokken zijn. De teksten worden hierdoor beter leesbaar.

 

*) dit veld is alleen beschikbaar wanneer WinTree CONNECT Kweker GREEN gebruikt wordt.

**) Checkbox Email

Bij een tekstblok dat gebruikt dient te worden in een e-mailbericht moet de checkbox Email aangevinkt te worden.

 

Na het selecteren van de taalcode en het type wordt de omschrijving van het tekstblok ingevoerd. Plaats, voor het invoeren van tekst in het tekstblok, een vinkje in de checkbox Email.

Klik in het grijze vlak om de standaardtekst voor het e-mail bericht in te voeren. Een apart pop-up scherm wordt geopend.

In deze pop-up kan nu het bericht voor de e-mail ingevoerd worden. Deze tekst kan opgemaakt worden met ieder gewenst lettertype, kleur en grootte. Net als bij de andere tekstblokken kan ook hier gebruik gemaakt worden van de samenvoegvelden. Tevens kunnen afbeeldingen en links aan de mail toegevoegd worden. Hierdoor kan de handtekening die bijvoorbeeld in Outlook gebruikt wordt ook bij het versturen van e-mails vanuit WinTree worden gebruikt.

Boven in het pop-up scherm zijn verschillende buttons aanwezig om de tekst op te maken. De meeste buttons spreken voor zich.  
  Met deze button kan het lettertype, de grootte, de kleur en de achtergrond kleur van de tekst aangepast worden. 
   Selecteer een tekst en klik op deze button om de tekst te voorzien van een link naar een webpagina.
   Selecteer deze button om een afbeelding (bijvoorbeeld een bedrijfslogo) aan de e-mailtekst toe te voegen. Alle afbeelding-soorten kunnen hierbij gebruikt worden. Let wel op dat de afbeelding niet te groot is, wat het e-mailbericht onnodig groot maakt.
Een voorbeeld van een opgemaakt e-mailbericht:

Sluit na het invoeren en opmaken van het e-mail bericht het pop-up scherm met [OK]. Het Onderhoud tekstblokken-menu wordt weer getoond. In het grijze vak wordt de ingevoerde e-mailtekst ook getoond.

Deze tekst wordt echter als 'platte' tekst getoond. Bij het e-mailen van deze tekst wordt wel de opgemaakte tekst gebruikt. Klik weer op het vlak om de juiste opmaak te zien en/of aan te passen.

 

***) Tekst
Nadat de taalkode en het type geselecteerd is, wordt rechts in het scherm een overzicht getoond met alle beschikbare samenvoegvelden.

Kop-, sluit- en e-mailteksten kunnen gebruik maken van deze samenvoegvelden. Door deze samenvoegvelden in de tekst te gebruiken, zal tijdens het afdrukken van de tekst het samenvoegveld vervangen worden door de juiste tekst. Het samenvoegveld |A01| wordt bij het afdrukken vervangen door de eigen Firmanaam.

 

Een samenvoegveld kan eenvoudig in de tekst opgenomen worden door het aanklikken van het samenvoegveld in de lijst. Het veld wordt op de plaats van de cursor aan de tekst toegevoegd. Het is ook mogelijk om de code van het samenvoegveld in te typen. Het leesteken | waar het nummer tussen staat is te vinden op het toetsenbord boven de <<Enter>> toets.

 

De beschikbare samenvoegvelden zijn per document verschillend. De omschrijving van het samenvoegveld geeft voldoende duidelijkheid hierover. Het samenvoegveld Documentnummer (code kan per documenttype verschillen) kan gebruikt worden om het nummer van bijvoorbeeld de verkooporder of werkbon in de tekst op te nemen.

 

Voor de samenvoegvelden die beschikbaar zijn voor het document Factuur geldt dat de samenvoegvelden |01| tot en met |11| alleen in de sluittekst gebruikt kunnen worden. Deze samenvoegvelden moeten berekeningen uitvoeren en dat kan alleen wanneer de velden in de sluittekst gebruikt worden. In de sluittekst van de factuur kan gebruik gemaakt worden van samenvoegvelden |01| tot en met |11|  waarmee gegevens uit bijvoorbeeld de betalingscondities (Stamgegevens -> Overig) in de tekst opgenomen kunnen worden. Wanneer in de factuur-sluittekst gebruik gemaakt wordt van deze samenvoegvelden dan zal bij het afdrukken van een factuur op de plaats van het ingevoerde samenvoegveld gegevens uit de betalingsconditie afgedrukt worden.
 
Een voorbeeld van een factuur-sluittekst, waarbij een betalingsconditie gebruikt wordt, waarmee de klant 2% betalingskorting krijgt, mits er binnen 10 dagen betaald wordt, is:
"Bij betaling binnen 10 dagen ontvangt u een korting van |01|% over |06| |03| = |06| |04|."
 
Wanneer een factuur afgedrukt wordt nadat alle gegevens ingevoerd zijn, is de tekst: "Bij betaling binnen 10 dagen ontvangt u een korting van 2% over € 100,00 = €2,00."

 

In een betalingsconditei kan ook al een factuurtekst ingevoerd zijn. Indien deze tekst in de sluittekst van de factuur opgenomen moet worden dan dient het samenvoegveld |08| aan een tekstblok toegevoegd worden. Dit samenvoegveld zal bij het afdrukken van de factuur de factuurtekst uit de gebruikte betalingsconditie afdrukken.

 

Zie paragraaf 'Type tekstblokken' voor een overzicht van alle beschikbare typen tekstblokken.

 

Na het invoeren van de tekstblokken moet met behulp van het menu Bestand -> Stamgegevens -> Teksten -> Kop- en sluitteksten de voorkeur tekstblokken aan de documenten gekoppeld worden. 

||-codes, samenvoegvelden

Type 'Tekstregels'

Type tekstblokken